Περιγραφή της διαδικασίας που ακολουθείται για την υλοποίηση του έργου

O σχεδιασμός του έργου προβλέπει κυλιόμενες και χρονικά επικαλυπτόμενες φάσεις σε καθεμιά από τις οποίες επαναλαμβάνεται ο κύκλος:

1) Επιλογή προϊόντων διεθνούς εκπαιδευτικού λογισμικού για εξελληνισμό και προσαρμογή στο     ελληνικό εκπαιδευτικό σύστημα.

2) Διαδικασίες / ενέργειες για την εύρεση αναδόχων  για την εκτέλεση των έργων.

3) Επιλογή αναδόχων και ανάθεση έργων.

4) Υλοποίηση έργων / ενδιάμεσοι έλεγχοι / παραλαβή.

5) Αξιολόγηση εξελληνισμένου και προσαρμοσμένου λογισμικού και έγκριση της ένταξής του στην εκπαιδευτική διαδικασία.

6) Αναπαραγωγή και διανομή αντιτύπων στα ελληνικά σχολικά εργαστήρια.

Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή των παραπάνω βημάτων:

1.1 Επιλογή προϊόντων διεθνούς εκπαιδευτικού λογισμικού για εξελληνισμό / προσαρμογή στο ελληνικό εκπαιδευτικό σύστημα.

Στο πλαίσιο του έργου Κίρκη εξελληνίζονται και προσαρμόζονται στις ανάγκες της ελληνικής εκπαίδευσης ώριμα και καταξιωμένα προϊόντα εκπαιδευτικού λογισμικού της διεθνούς αγοράς. Για τον προσδιορισμό των προϊόντων αυτών διεξάγεται εκτεταμένη έρευνα της διεθνούς αγοράς εκπαιδευτικού λογισμικού. Τα προϊόντα που προκύπτουν από την έρευνα αγοράς εισάγονται σε διαδικασία αξιολόγησης με την ευθύνη των αρμόδιων εθνικών αρχών (Παιδαγωγικό Ινστιτούτο). Λαμβάνοντας υπόψη το αποτέλεσμα της αξιολόγησης καθώς και τις ανάγκες και προτεραιότητες του ΥΠ.Ε.Π.Θ. και τη συμπληρωματικότητα με τα προϊόντα λογισμικού που παράγονται από άλλα έργα, επιλέγονται τα προϊόντα τα οποία και προκηρύσσονται για εξελληνισμό και προσαρμογή.

1.2 Διαδικασίες / ενέργειες για την εύρεση αναδόχων για την εκτέλεση των έργων.

Τα προϊόντα διεθνούς εκπαιδευτικού λογισμικού που κρίνονται κατάλληλα για εξελληνισμό και προσαρμογή στο ελληνικό εκπαιδευτικό σύστημα προκηρύσσονται μέσα από ανοιχτές διαδικασίες (σύμφωνα με το ΠΔ 346/12-10-98), με στόχο την ανεύρεση αναδόχων για την εκτέλεση των υποέργων του εξελληνισμού / προσαρμογής και της παραγωγής και διανομής αντιτύπων στα ελληνικά σχολικά εργαστήρια.

Κάθε διαγωνισμός του έργου (έχουν διενεργηθεί τρεις διαγωνισμοί) αναφέρεται σε έναν αριθμό θεμάτων. Το κάθε θέμα προσδιορίζεται:

i.        είτε βάσει των χαρακτηριστικών ενός συγκεκριμένου προϊόντος εκπαιδευτικού λογισμικού. Σε αυτή την περίπτωση, η περιγραφή του θέματος γίνεται με ονομαστική αναφορά στο προϊόν εφόσον είναι αδύνατη η περιγραφή του αντικειμένου με προδιαγραφές αρκούντως ακριβείς και κατανοητές σε όλους τους ενδιαφερόμενους.  Οι προσφορές θα αφορούν είτε την προσαρμογή του ίδιου του προϊόντος είτε κάποιου «ισοδύναμου» αυτού [βλ. Άρθρο 11.6 του ΠΔ 346/12-10-98].

ii.       είτε βάσει συγκεκριμένης θεματικής κατηγορίας προϊόντων εκπαιδευτικού λογισμικού ή συγκεκριμένου παιδαγωγικού στόχου, όπου οι ενδιαφερόμενοι προτείνουν προϊόντα που εντάσσονται στη ζητούμενη θεματική κατηγορία ή καλύπτουν τον συγκεκριμένο παιδαγωγικό στόχο.

Απαραίτητη προϋπόθεση για την ανάθεση ενός έργου στο πλαίσιο της Κίρκης είναι ο υποψήφιος ή  σε περίπτωση ένωσης ένας  εξ αυτών να  έχει εξασφαλίσει όλες τις απαιτούμενες εξουσίες και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας και συγγενικά δικαιώματα για την εκτέλεση του έργου. Οι ενώσεις θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν φορείς κατάλληλους για μετάφραση κειμένων, προσαρμογή digital assets, γνώση του περιεχομένου του προγράμματος σπουδών της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης κλπ.

Οι προκηρύξεις δημοσιεύονται στην Ε.Ε.Ε.Κ και σε δύο ελληνικές εφημερίδες και συνοδεύονται από αναλυτικό Οδηγό Υποβολής Προσφορών εξελληνισμού και προσαρμογής διεθνούς λογισμικού για τις ανάγκες της ελληνικής δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Ο Οδηγός περιέχει τους όρους και τα δικαιολογητικά συμμετοχής, περιγράφει τη διαδικασία και τα κριτήρια αξιολόγησης των προσφορών, ενώ σε επισυναπτόμενα Παραρτήματα του Οδηγού περιέχονται τα έντυπα υποβολής προσφορών, οι γενικές αρχές εξελληνισμού και προσαρμογής διεθνούς λογισμικού στις ανάγκες της ελληνικής δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, οι γενικές προδιαγραφές για τη δημιουργία εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων, οι γενικοί όροι των συμβάσεων με παραδείγματα προϋπολογιζόμενου κόστους και οικονομικών προσφορών, οι τεχνικές προδιαγραφές των σχολικών εργαστηρίων και υποδείγματα δικαιολογητικών.

1.3 Eπιλογή αναδόχων και ανάθεση έργων

Η αξιολόγηση των Προσφορών γίνεται σύμφωνα με τη διαδικασία και τα κριτήρια που προσδιορίζονται στον Οδηγό Υποβολής Προσφορών, από την επιτροπή αξιολόγησης που συστήνεται ειδικά για το σκοπό αυτό.

Η διαδικασία επιλογής των αναδόχων και της σύναψης συμβάσεων καθώς επίσης και οι γενικοί όροι των συμβάσεων και παραδείγματα οικονομικών προσφορών περιγράφονται επίσης αναλυτικά στον Οδηγό Υποβολής Προσφορών

1.4 Υλοποίηση έργων / ενδιάμεσοι έλεγχοι / παραλαβή

Για όλα τα έργα ορίζονται σημεία ενδιάμεσων ελέγχων όπου  εξετάζεται η φυσική και οικονομική πορεία των έργων με βάση τον προβλεπόμενο σχεδιασμό που αναφέρεται στις αντίστοιχες συμβάσεις. Για κάθε έργο (ή ομάδα συναφών έργων) ορίζονται ειδικοί σε τεχνικά και παιδαγωγικά θέματα (για το συγκεκριμένο γνωστικό αντικείμενο) οι οποίοι παρέχουν εμπειρογνωμοσύνη ως προς την συμφωνία της υλοποίησης με τις προδιαγραφές που έχουν τεθεί.

Η οριστική παραλαβή των εξελληνισμένων προϊόντων εκπαιδευτικού λογισμικού και του συνοδευτικού υλικού  γίνεται από αρμόδια επιτροπή παραλαβής που συστήνεται για το σκοπό αυτό και  στηρίζεται σε έλεγχο της ποιοτικής και λειτουργικής τους συμφωνίας με τις αναλυτικές προδιαγραφές όπως αυτές έχουν προκαθοριστεί για κάθε περίπτωση (έλεγχος αποδοχής). 

1.5 Αξιολόγηση εξελληνισμένου και προσαρμοσμένου λογισμικού και έγκριση της ένταξής του στην εκπαιδευτική διαδικασία

Μετά την παραλαβή τους και τον έλεγχο αποδοχής, τα εξελληνισμένα προϊόντα εκπαιδευτικού λογισμικού αποστέλλονται στο Παιδαγωγικό Ινστιτούτο (Π.Ι.) για αξιολόγηση και έγκριση εισαγωγής τους στην εκπαιδευτική διαδικασία. Το Π.Ι. αφού αξιολογήσει τα εξελληνισμένα προϊόντα ως προς την καταλληλότητά τους και τη συμβατότητά του με τα προγράμματα σπουδών και τα πρότυπα ποιότητας του Π.Ι. (Αποφάσεις Τμήματος Ερευνών-Τεκμηρίωσης και Εκπαιδευτικής Τεχνολογίας ή/και Τμήματος Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Π.Ι.)  προχωρά σε έγκριση της εισαγωγής τους στην εκπαιδευτική διαδικασία (σε όσα έχουν θετική αξιολόγηση).

1.6 Αναπαραγωγή και διανομή αντιτύπων στα ελληνικά σχολικά εργαστήρια

Αν το εξελληνισμένο προϊόν, μετά τη διαδικασία αξιολόγησής του, κριθεί κατάλληλο από τις αρμόδιες αρχές για εισαγωγή τους στην εκπαιδευτική διαδικασία, θα ακολουθήσει η παραγωγή αντιτύπων (από την ένωση), η ποιοτική παραλαβή των αντιτύπων (από τον τελικό δικαιούχο), η διανομή τους στα 350 σχολικά εργαστήρια (από την ένωση) και η ποσοτική παραλαβή των προϊόντων (από το Σχολείο, με τριμελή επιτροπή). Η αποπληρωμή των αναδόχων με το ποσό που αντιστοιχεί στις άδειες χρήσης και στα αντίτυπα γίνεται με την προσκόμιση από τον ανάδοχο στο ΙΤΥ των σχετικών δελτίων αποστολής και των πρακτικών ποσοτικής παραλαβής που συντάσσει το  κάθε σχολείο.